Chiunque abbia un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata ad un documento al quale è richiesto l'accesso può richiedere l'accesso alla documentazione.
La richiesta formale è necessaria in uno dei seguenti casi:
- se non è possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale;
- se sorgono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse, sull'accessibilità del documento o sull'esistenza di controinteressati.
La norma di riferimento è l'articolo 5 del Decreto del Presidente della Repubblica 12 aprile 2006 n.184